Copie numérique : dans quelle norme faut-il rentrer ?

Publié le 26/06/2017 - CIO Online - E. Papin

Pour lire l’article d’Etienne Papin pour CIO Online.

En décembre dernier, nous présentions le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies.

Ce décret définit les critères techniques à remplir pour que la copie numérique d’un document papier – à supposer celui-ci constitutif d’une preuve valable – puisse être admise en preuve au même titre que le document papier original.

Rappelons que l’article 1379 du code civil prévoit qu’est « présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées » par le décret du 5 décembre 2016.

Sans revenir dans le détail sur les critères de fiabilité de la copie numérique fixée par ce décret, le cahier des charges est celui-ci : l’intégrité de la copie doit être attestée par une empreinte électronique et la copie doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.

Partant de là, le copiste est livré à lui-même : il lui appartiendrait, si la qualité de cette copie se voit contestée par la partie à laquelle on l’oppose, de prouver que cette copie a été réalisée en conformité avec les conditions posées par le décret du 5 décembre 2016. Il faut donc, en quelque sorte, se préconstituer la preuve de la fiabilité de sa preuve…

Les normes en matière de copie

Ni le code civil ni le décret du 5 décembre 2016 ne fixent des règles quant à l’administration de la preuve de la fiabilité de la copie. La preuve du respect par le « copiste » des prescriptions du décret du 5 décembre 2016 est donc libre. L’un des moyens les plus simples et les plus utilisés pour se préconstituer la preuve du respect de prescriptions techniques ou organisationnelles pour la réalisation d’une action, pour la fourniture d’un service ou la fabrication d’un produit est de prouver le respect à une norme technique élaborée à cet effet.

Le décret du 5 décembre 2016 ne vise pas expressément une norme technique. Cependant, le respect par le copiste d’une norme peut lui permettre d’administrer la preuve que celui-ci répond à l’état de l’art pour la réalisation des actions objet de cette norme.

La norme NFZ 42-013 préexistait au décret du 5 décembre 2016 mais voit son intérêt renforcée par le décret. Elle existe aujourd’hui dans sa version 2 adoptée en 2009. Son objet est d’établir les « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ».

Cette norme a ceci d’intéressant qu’elle a été adoptée au niveau international sous la forme de la norme ISO 14641-1. En outre, elle dispose d’un environnement juridique d’utilisation complet puisque son respect peut faire l’objet d’une certification sur la base du référentiel NF 461 « Système d’archivage électronique », conduisant à la délivrance du droit d’utiliser la marque « NF ».

Dans une décision du 11 février 2016, la Cour d’appel de Paris a admis en preuve d’une convention d’ouverture de compte et d’un contrat de prêt, la copie desdits contrats réalisée conformément aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

En mai dernier, l’AFNOR a publié une nouvelle norme, référencé NF Z 42-026 et intitulée « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ».

La norme NF Z 42-026

Pourquoi une nouvelle norme sur ce sujet ? La réponse ne va pas nécessairement de soi parce que, on l’a dit, la jurisprudence vient à peine de consacrer l’utilité du recours à la NF Z 42-013 pour la production de copies papier fiables.

Relevons tout d’abord que la NF Z 42-026 ne vient pas remplacer la NF Z 42-013. La nouvelle norme se concentre sur un aspect particulier, la numérisation, là où l’ancienne porte de manière plus générale sur les spécifications d’un Système d’Archivage Électronique, lequel peut d’ailleurs accueillir des documents électroniques natifs, non issus de la numérisation de papiers.

La NF Z 42-026 s’attache donc plus particulièrement à la chaine de numérisation, en précisant les exigences fonctionnelles et techniques liées notamment à la qualification et au paramétrage de la chaîne de numérisation et au processus de numérisation (transfert des documents à numériser, numérisation, traitements post-numérisation).

Cependant, et c’est le reproche qu’on peut lui faire, la norme renvoie pour beaucoup à la « convention de numérisation » qui doit lier le donneur d’ordre à l’opérateur de numérisation, même s’il s’agit d’un service interne. Cette convention a vocation à préciser notamment : la résolution exprimée en DPI, le mode colorimétrique (noir et blanc, niveaux de gris ou couleur) ; la profondeur du codage : (1 bit, 8 bits, 24 bits ou plus). On préférerait qu’une norme exprime l’état de l’art du sujet plutôt que le champ du possible…

La norme traite donc des conditions de production d’une copie fidèle sur un plan formel par numérisation et pas des conditions de préservation de l’intégrité de la copie sur sa durée de rétention. Sur ce point, elle renvoie aux normes existantes, par exemple à la norme NF Z 42‐020 sur le coffre‐fort numérique ou à la norme NF Z 42‐013 sur le SAE.

Au final, la NF Z 42-026 précise certains points de la 42-013, mais sans aller aussi loin qu’on aurait pu le souhaiter, ce qui, paradoxalement, peut faire douter de son utilité.

Les factures font bande à part…

S’il est des documents papier qui méritent un archivage électronique, c’est bien les factures, tant pour faciliter leur traitement que pour en simplifier la conservation.

Sur ce sujet, cet article nous donne l’occasion d’évoquer l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier. Car plutôt que de s’en remettre au droit commun (l’article 1379 du code civil évoqué ci-dessus et les normes qui permettent d’y répondre), le pouvoir réglementaire a préféré prendre un texte spécifique.

On pourra toujours pour l’appliquer avoir recours à nos deux normes étudiées, le texte ne s’y oppose pas, mais il pose deux exigences spécifiques : les factures devront être numérisées au format PDF ou PDF A/3 et faire l’objet d’une empreinte d’intégrité au moyen d’un certificat RGS*.

Ceci permet d’illustrer une règle de comportement face à la numérisation en masse de documents papiers : il convient toujours de raisonner par typologie de document à numériser et de vérifier, pour chaque type de document, si des contraintes légales spécifiques ne doivent pas être prises en compte venant contraindre, voir s’opposer à leur numérisation.

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